SaaS is software die als een onlinedienst wordt aangeboden. De klant hoeft dus de software en de daarvoor benodigde hardware niet aan te schaffen, maar betaalt slechts voor het gebruik ervan.
De software en hardware wordt niet bij de klant geïnstalleerd, maar op een server. Via het internet en met een webbrowser heeft de klant toegang tot de software. Deze manier van werken wordt cloud computing genoemd. De beschikbaarheid en de stabiliteit worden hierdoor fors vergroot, maar het wordt ook minder duidelijk waar applicaties en gegevens zich feitelijk bevinden.
Kenmerk van SaaS is dat er één versie is voor alle gebruikers. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie en onderhoud van de applicatie (installatie van nieuwe versies en updates). In samenwerking met de leverancier (ISP - Internet Service Provider) die de server beheert, verzorgt de SaaS-aanbieder ook het fysisch beheer van de gegevens, zoals het maken van back-ups, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang, en dergelijke.
Het gebruikersbeheer ligt zowel bij de leverancier van de applicatie (door middel van de functies in de applicatie die de toegangscontrole verzorgen) als bij de klant (via het beheer van de gebruikers en hun karakteristieken).
Het voordeel voor de leverancier is dat hij vanaf één centrale plek, met één handeling, updates (verbeteringen) en zelfs upgrades (nieuwe versies) kan doorvoeren.
Het voordeel voor de klant is dat er geen afzonderlijke licenties voor bijbehorende updates en upgrades nodig zijn en dat het fysisch beheer van de gegevens uitbesteed wordt. Een aandachtspunt daarbij is dat de gegevens niet langer in eigen huis worden beheerd, zodat aandacht voor het aspect informatiebeveiliging op zijn plaats is. Met name is te denken aan privacybescherming, de continuïteit en het gebruik van de gegevens. Goede en transparante afspraken met de SaaS-aanbieder over verantwoordelijkheid zijn dus belangrijk.